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Projektleitung

Ins kalte Wasser geworfen - typische Fallstricke für junge Projektleiter

von Martin Sinell

Für viele Projektleiter ist diese Position die erste Gelegenheit überhaupt, aktiv Erfahrungen mit dem Thema Führung zu sammeln; d.h. sie können oft nicht auf eigene Erfahrungen mit Führung in der Linie zurückgreifen.

Erschwerend kommt hinzu, dass Projektmanager oft aus der Mitte des Teams heraus berufen werden. Für die übrigen Mitglieder bedeutet es oft eine Herausforderung, die neue Rolle des Kollegen anzuerkennen.

Beim weniger erfahrenen Projektleiter führt dies oft zu der Selbstsicht: "Ich bin eigentlich weiter ein ganz normales Teammitglied." Die Führungsrolle und die mit ihr verbundenen Aufgaben verwaisen.

Das zu führende Team ist meist interdiszipinär zusammengesetzt. Die Projektmitglieder kommen zuweilen sogar aus unterschiedlichen Führungskulturen, die auch fortleben, weil jedes Mitglied meist noch ein Standbein in seiner Linie und damit seinen Linienvorgesetzten behält.

In mehreren Aspekten zu Beginn des Projektes gibt es kein Nacheinander. Folgende Aspekte müssen z.B. gleichzeitig bearbeitet werden:

Der Aufbau zwischenmenschlich guter Beziehungen innerhalb des Teams.

Eine klare Aufgaben- und Kompetenzverteilung in Form von Zielvorgaben und Zielvereinbarungen mit jedem Mitglied des Projektteams.

Aufbau definierter interner Kommunikationsstrukturen.

Konzeption des Projektplans mit passendem Controlling.

Gerade Projektleiter werden wegen ihrer besonderen fachlichen Qualifikation benannt, wobei unbewusst eine ebenso hohe Führungskompetenz erwartet und unterstellt wird. Die Diskrepanz zwischen Soll und Ist kann dadurch besonders groß sein.

Fast immer wirken sich Projekte direkt oder indirekt auf Arbeitsplätze aus, und zwar auch auf Bereiche, die scheinbar mit dem Projekt selbst gar nichts zu tun haben. Arbeitsplatzänderungen, auch wenn sie erst am Horizont auftauchen, sind aber für die Betroffenenen Keimzellen für Angst und Widerstand. Deswegen passiert es nicht selten, dass Projektergebnisse noch vor ihrer offiziellen Veröffentlichung von außen kaputtgeredet und durch wild wuchernde Gerüchte torpediert werden. Zur Projektplanung gehört daher auch das richtige Timing der Kommunikation. Einerseits will man sich nicht mit frühzeitigen vollmundigen Ankündigungen selbst unter unnötig großen Druck setzen und die Pferde scheu machen, andererseits dürfen die direkt oder indirekt Betroffenen nicht zu spät vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Aufgabe des Projektmanagers ist es, diese vielschichtige Interessenlage außerhalb des Projektteams nicht als Projektbehinderungen einzustufen, sondern durch eine angemessene Kommunikation für das Projekt sogar zu nutzen bzw. die unterschiedlichen Interessen durch eine passende Projektplanung zu antizipieren. Dagegen sind Richtigstellungen des Projektleiters, seine Dementis von Gerüchten oder seine Beschwichtigungen nur zeitraubende Versuche, bereits zerschlagenes Porzellan wieder zu kitten.

Präsentationen mit werbendem Charakter sind vielen Projektleitern eher fremd. Gerade Ingenieure haben sich oft auch deshalb der Technik zugewandt, weil sie ihren kommunikativen Fähigkeiten nicht recht trauen. Überdies wollen sich Fachexperten durch einen betont sachlichen Auftritt von zwielichtigen Feuerwerksrhetorikern abheben. Dieser an sich ehrenwerte Standpunkt erweckt aber beim Betrachter solcher Präsentationen nicht selten das Gefühl, er solle vom Thema ferngehalten wenn nicht gar abgeschreckt, keinesfalls aber für das Thema ernstlich interessiert oder gar begeistert werden. Der in vielen Firmen derzeit praktizierte traurige Präsentationsstandard sieht so aus: Der Präsentator sitzt gemeinsam mit seinen Zuhörern im Hufeisen, sein Blick pendelt ausschließlich zwischen Laptop-Display und der Beamer-Projektionsfläche, fuchtelt mit einem Laserpointer und kommentiert die in rascher Folge wechselnden Charts bzw. liest sie gar vor.

Tipp 1: Sorgen Sie dafür, dass Sie als Projektleiter offiziell eingeführt werden. Dadurch steigt zwar ggf. Ihre Fallhöhe, dafür ersparen Sie sich aber in der ohnehin komplexen Startphase des Projektes zusätzliche administrative Komplikationen und zwischenmenschliche Irritationen.

Tipp 2: Denken Sie bereits bei Projektbeginn an diejenigen, die nach Projektende im weitesten Sinne von Ihren Ergebnissen betroffen sein werden. Entwickeln Sie Ihre Beziehungen zu diesen Gruppen.

Tipp 3: Sorgen Sie dafür, dass außerhalb des Projektes eine Person oder Personengruppe existiert, die sich aus Kundensicht von Anfang an und kontinuierlich für das Projekt interessiert und an die regelmäßig und verbindlich berichtet werden muss. Das hilft der Projektgruppe, Motivationstiefs zu überwinden und eine ergebnisorientierte Haltung zu bewahren.

Tipp 4: Lernen und üben Sie, redlich und dabei eindrucksvoll und wirksam zu präsentieren.


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